TIẾNG ANH VĂN PHÒNG: ĐIỆN THOẠI & TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC

TIẾNG ANH VĂN PHÒNG: MẪU CÂU ĐIỆN THOẠI & TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC THÔNG DỤNG

Trong môi trường công sở, tiếng Anh không chỉ xuất hiện trong email hay các cuộc họp mà còn được sử dụng thường xuyên khi nghe điện thoại, liên hệ khách hàng, trao đổi với đồng nghiệp hoặc xác nhận thông tin công việc. Đặc biệt, một cuộc gọi tưởng chừng đơn giản cũng có thể trở thành thử thách nếu bạn chưa quen với tốc độ nói của người đối diện hoặc không biết cách diễn đạt sao cho lịch sự, chuyên nghiệp.

TIẾNG ANH VĂN PHÒNG: ĐIỆN THOẠI & TRAO ĐỔI CÔNG VIỆC

Vậy làm thế nào để tự tin nghe máy, gọi lại, xin nhắc lại thông tin, chuyển máy và kết thúc cuộc gọi bằng tiếng Anh? Trong bài viết này, PMP English tổng hợp các mẫu câu tiếng Anh văn phòng thông dụng, kèm tình huống thực tế và đoạn hội thoại mẫu để bạn có thể dễ dàng luyện tập, ghi nhớ và áp dụng ngay vào công việc hằng ngày.

1. Những mẫu câu tiếng Anh khi nghe điện thoại tại văn phòng

Khi nhận cuộc gọi từ khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp, bạn nên bắt đầu bằng lời chào, giới thiệu tên hoặc bộ phận và hỏi xem mình có thể hỗ trợ điều gì. Một lời mở đầu rõ ràng, thân thiện sẽ giúp cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên và chuyên nghiệp hơn.

1.1. Chào hỏi và giới thiệu khi nghe máy

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Good morning. This is Anna speaking.	Chào buổi sáng. Tôi là Anna.
Hello, PMP English. How can I help you?	Xin chào, PMP English xin nghe. Tôi có thể giúp gì cho bạn?
Good afternoon. You’ve reached the sales department.	Chào buổi chiều. Bạn đang gọi đến bộ phận kinh doanh.
May I ask who’s calling, please?	Tôi có thể hỏi ai đang gọi đến được không?
Could I have your name, please?	Bạn vui lòng cho tôi biết tên được không?
Who am I speaking with, please?	Xin hỏi tôi đang nói chuyện với ai ạ?

Lưu ý: Trong môi trường công sở, “This is [name] speaking” là cách giới thiệu qua điện thoại phổ biến và lịch sự. Bạn cũng có thể giới thiệu tên công ty hoặc phòng ban trước khi hỏi người gọi cần hỗ trợ điều gì.

1.2. Hỏi mục đích cuộc gọi

Khi chưa rõ người gọi muốn trao đổi vấn đề gì, bạn có thể sử dụng những câu hỏi sau:

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
How may I assist you today?	Hôm nay tôi có thể hỗ trợ bạn như thế nào?
What can I do for you?	Tôi có thể giúp gì cho bạn?
May I ask what you’re calling about?	Tôi có thể hỏi bạn gọi đến về việc gì không?
Are you calling about the meeting?	Bạn gọi đến để trao đổi về cuộc họp phải không?
Is this regarding your appointment?	Cuộc gọi này liên quan đến lịch hẹn của bạn phải không?

Mẹo ghi nhớ: Hãy ưu tiên những câu hỏi ngắn, rõ ràng. Nếu chưa nghe rõ tên hoặc mục đích cuộc gọi, bạn có thể lịch sự xin người gọi nhắc lại thay vì đoán thông tin.

2. Mẫu câu tiếng Anh khi gọi điện cho đồng nghiệp, khách hàng hoặc đối tác

Không chỉ cần biết cách nghe máy, bạn cũng nên chuẩn bị những mẫu câu mở đầu khi chủ động gọi điện để trao đổi công việc. Trước khi trình bày nội dung chính, hãy giới thiệu bản thân, xác định người cần liên hệ và hỏi xem họ có thuận tiện nghe máy hay không.

2.1. Mở đầu cuộc gọi

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Hello, this is Anna from the marketing team.	Xin chào, tôi là Anna từ bộ phận marketing.
I’m calling from PMP English.	Tôi gọi đến từ PMP English.
I’m calling about the project update.	Tôi gọi để trao đổi về cập nhật dự án.
I’m calling regarding tomorrow’s meeting.	Tôi gọi liên quan đến cuộc họp ngày mai.
Is this a good time to talk?	Bây giờ có phải là thời điểm thuận tiện để trao đổi không?
Do you have a few minutes to discuss this?	Bạn có vài phút để trao đổi về việc này không?

2.2. Hỏi gặp đúng người cần liên hệ

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Could I speak to Mr. Brown, please?	Tôi có thể nói chuyện với ông Brown được không?
May I speak with Ms. Taylor?	Tôi có thể trao đổi với cô Taylor được không?
Is John available, please?	John hiện có tiện nghe máy không ạ?
Could you put me through to the HR department?	Bạn có thể nối máy cho tôi đến bộ phận nhân sự không?
I’d like to speak to someone in charge of this project.	Tôi muốn trao đổi với người phụ trách dự án này.

Lưu ý: “Could I speak to…?” và “May I speak with…?” đều là những cách hỏi lịch sự khi muốn gặp một người cụ thể. Khi gọi cho đối tác, bạn nên giới thiệu tên và đơn vị công tác để người nghe dễ nhận biết.

3. Cách xin nhắc lại khi nghe không rõ qua điện thoại

Chất lượng đường truyền, giọng nói khác nhau hoặc tốc độ nói nhanh có thể khiến bạn bỏ lỡ thông tin quan trọng trong cuộc gọi. Thay vì im lặng hoặc trả lời khi chưa hiểu rõ, hãy chủ động xin người đối diện nhắc lại bằng những mẫu câu lịch sự.

3.1. Xin nhắc lại toàn bộ hoặc một phần thông tin

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Could you repeat that, please?	Bạn có thể nhắc lại điều đó được không?
Could you say that again, please?	Bạn có thể nói lại lần nữa được không?
Sorry, I didn’t catch that.	Xin lỗi, tôi chưa nghe rõ.
I’m sorry, could you speak a little more slowly?	Xin lỗi, bạn có thể nói chậm hơn một chút không?
Could you clarify what you mean?	Bạn có thể làm rõ ý của mình được không?
Would you mind repeating the last part?	Bạn có phiền nhắc lại phần cuối không?

3.2. Xác nhận tên, số điện thoại, địa chỉ email và thời gian

Trong công việc, những thông tin như tên khách hàng, số điện thoại, mã đơn hàng, địa chỉ email hoặc thời gian họp cần được nghe và ghi lại chính xác. Bạn có thể dùng các mẫu câu sau để kiểm tra lại thông tin.

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Could you spell your name, please?	Bạn có thể đánh vần tên của mình được không?
Could you repeat your phone number, please?	Bạn có thể nhắc lại số điện thoại được không?
Could you spell your email address for me?	Bạn có thể đánh vần địa chỉ email giúp tôi được không?
Did you say Tuesday or Thursday?	Bạn vừa nói thứ Ba hay thứ Năm?
Could you confirm the meeting time?	Bạn có thể xác nhận thời gian cuộc họp không?
Let me make sure I got that right.	Để tôi kiểm tra xem mình đã hiểu đúng chưa.

3.3. Cách xác nhận lại thông tin đã nghe

Khi đã nghe được thông tin, bạn nên nhắc lại những điểm quan trọng để cả hai bên thống nhất trước khi kết thúc cuộc gọi.

Ví dụ:

• “So, the meeting is at 10 a.m. tomorrow, correct?”
  Vậy cuộc họp diễn ra lúc 10 giờ sáng mai, đúng không?
• “Let me confirm your email address: anna.smith@example.com. Is that correct?”
  Để tôi xác nhận địa chỉ email của bạn: anna.smith@example.com. Đúng không?
• “Just to confirm, you need the report by Friday, right?”
  Để xác nhận lại, bạn cần bản báo cáo trước thứ Sáu, đúng không?

Mẹo thực hành: Khi luyện nghe điện thoại, hãy tập trung vào các thông tin có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công việc như tên riêng, con số, ngày tháng, thời hạn và yêu cầu cụ thể. Đây thường là những chi tiết cần xác nhận rõ ràng nhất.

4. Mẫu câu chuyển máy và nhờ người khác hỗ trợ

Trong môi trường văn phòng, đôi khi người nhận cuộc gọi không phải là người phụ trách vấn đề mà khách hàng hoặc đối tác đang cần trao đổi. Lúc này, bạn có thể hướng dẫn người gọi chờ máy hoặc chuyển cuộc gọi đến đúng bộ phận.

4.1. Khi cần chuyển máy

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Please hold for a moment.	Vui lòng chờ máy một chút.
One moment, please. I’ll transfer your call.	Xin chờ một chút. Tôi sẽ chuyển cuộc gọi của bạn.
I’ll put you through to the sales department.	Tôi sẽ nối máy cho bạn đến bộ phận kinh doanh.
Let me transfer you to the person in charge.	Để tôi chuyển máy cho bạn đến người phụ trách.
I’ll connect you with our customer service team.	Tôi sẽ kết nối bạn với đội ngũ chăm sóc khách hàng của chúng tôi.

4.2. Khi người cần gặp không có mặt

Nếu người gọi muốn gặp một đồng nghiệp đang bận, đang họp hoặc không có tại văn phòng, bạn có thể thông báo tình trạng và đề xuất ghi lại lời nhắn.

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
I’m afraid she’s in a meeting right now.	Rất tiếc, hiện tại cô ấy đang họp.
He’s not available at the moment.	Hiện tại anh ấy chưa thể nghe máy.
She’s away from her desk right now.	Hiện tại cô ấy không ở bàn làm việc.
Would you like to leave a message?	Bạn có muốn để lại lời nhắn không?
Can I take a message for him?	Tôi có thể ghi lại lời nhắn cho anh ấy không?
Would you like me to ask her to call you back?	Bạn có muốn tôi nhờ cô ấy gọi lại cho bạn không?

4.3. Khi cần ghi lại lời nhắn

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
May I take your name and number?	Tôi có thể xin tên và số điện thoại của bạn không?
Could you tell me what the call is regarding?	Bạn có thể cho tôi biết cuộc gọi liên quan đến vấn đề gì không?
I’ll make sure he gets your message.	Tôi sẽ đảm bảo anh ấy nhận được lời nhắn của bạn.
I’ll pass the message along.	Tôi sẽ chuyển lời nhắn lại.
I’ll let her know you called.	Tôi sẽ báo với cô ấy rằng bạn đã gọi.

Lưu ý: Khi ghi lời nhắn, hãy ghi đủ tên người gọi, thông tin liên hệ, nội dung cần trao đổi và thời điểm gọi. Nếu lời nhắn có thời hạn hoặc yêu cầu phản hồi, hãy xác nhận lại để tránh bỏ sót công việc.

5. Mẫu câu trao đổi và cập nhật công việc qua điện thoại

Bên cạnh việc nghe máy và chuyển cuộc gọi, bạn có thể cần trao đổi tiến độ dự án, nhắc lịch họp, hỏi về tài liệu hoặc thông báo một thay đổi trong công việc. Những mẫu câu dưới đây giúp bạn trình bày vấn đề rõ ràng và dễ hiểu hơn.

5.1. Hỏi và cập nhật tiến độ công việc

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
I’m calling to check on the project’s progress.	Tôi gọi để kiểm tra tiến độ dự án.
How is the project coming along?	Dự án đang tiến triển như thế nào?
Could you give me a quick update?	Bạn có thể cập nhật nhanh cho tôi được không?
We’re making good progress.	Chúng tôi đang đạt được tiến độ tốt.
We’re still working on the final report.	Chúng tôi vẫn đang hoàn thiện báo cáo cuối cùng.
We expect to finish it by Friday.	Chúng tôi dự kiến hoàn thành trước thứ Sáu.

5.2. Nhắc lịch họp và xác nhận thời gian

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
I’m calling to remind you about tomorrow’s meeting.	Tôi gọi để nhắc bạn về cuộc họp ngày mai.
Are we still meeting at 2 p.m.?	Chúng ta vẫn họp lúc 2 giờ chiều chứ?
Could we reschedule the meeting?	Chúng ta có thể đổi lịch họp không?
Would 3 p.m. work for you?	3 giờ chiều có thuận tiện cho bạn không?
I’ll send you a calendar invitation.	Tôi sẽ gửi lời mời lịch qua lịch điện tử.
Let’s confirm the meeting for Monday morning.	Chúng ta xác nhận cuộc họp vào sáng thứ Hai nhé.

5.3. Trao đổi về tài liệu và yêu cầu công việc

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Have you received the document I sent?	Bạn đã nhận được tài liệu tôi gửi chưa?
Could you review the report when you have time?	Bạn có thể xem lại báo cáo khi có thời gian không?
I’d like to discuss a few changes.	Tôi muốn trao đổi về một vài thay đổi.
Could you send me the updated version?	Bạn có thể gửi tôi phiên bản đã cập nhật không?
We need to finalize this by the end of the day.	Chúng ta cần hoàn tất việc này trước cuối ngày.
I’ll follow up with you by email.	Tôi sẽ gửi email trao đổi tiếp với bạn.

Mẹo giao tiếp: Khi trao đổi công việc qua điện thoại, hãy đi thẳng vào mục đích cuộc gọi, trình bày từng ý ngắn gọn và kết thúc bằng việc thống nhất bước tiếp theo. Nếu có nhiều thông tin quan trọng, bạn nên gửi email xác nhận sau cuộc gọi để các bên cùng theo dõi.

6. Cách kết thúc cuộc gọi bằng tiếng Anh lịch sự

Một cuộc gọi chuyên nghiệp không chỉ cần mở đầu tốt mà còn cần kết thúc rõ ràng. Trước khi cúp máy, bạn nên xác nhận những việc đã thống nhất, cảm ơn người nghe và sử dụng lời chào phù hợp.

6.1. Tóm tắt và xác nhận trước khi kết thúc

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Let me quickly summarize what we discussed.	Để tôi tóm tắt nhanh những gì chúng ta đã trao đổi.
So, I’ll send you the report by Friday.	Vậy tôi sẽ gửi bạn báo cáo trước thứ Sáu.
We’ll meet at 10 a.m. tomorrow.	Chúng ta sẽ gặp nhau lúc 10 giờ sáng mai.
Is there anything else you’d like to discuss?	Bạn còn muốn trao đổi thêm điều gì không?
Does that cover everything?	Như vậy đã đầy đủ mọi nội dung chưa?

6.2. Cảm ơn và chào kết thúc cuộc gọi

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
Thank you for your time.	Cảm ơn bạn đã dành thời gian.
Thank you for calling.	Cảm ơn bạn đã gọi đến.
Thanks for the update.	Cảm ơn bạn đã cập nhật thông tin.
I appreciate your help.	Tôi rất cảm kích sự hỗ trợ của bạn.
It was nice speaking with you.	Rất vui được trao đổi với bạn.
Have a great day.	Chúc bạn một ngày tốt lành.
Goodbye, and thank you again.	Tạm biệt và cảm ơn bạn một lần nữa.

6.3. Khi cần gọi lại hoặc tiếp tục trao đổi sau

Mẫu câu tiếng Anh	Nghĩa tiếng Việt
I’ll call you back shortly.	Tôi sẽ gọi lại cho bạn ngay sau đây.
I’ll get back to you by the end of the day.	Tôi sẽ phản hồi bạn trước cuối ngày.
Let me check and call you back.	Để tôi kiểm tra rồi gọi lại cho bạn.
I’ll follow up with you tomorrow.	Tôi sẽ liên hệ trao đổi tiếp với bạn vào ngày mai.
Please feel free to call me if you have any questions.	Nếu có câu hỏi, bạn cứ gọi cho tôi nhé.

7. Phân biệt cách nói lịch sự và cách nói quá trực tiếp

Trong giao tiếp công sở, lựa chọn cách diễn đạt phù hợp giúp bạn thể hiện sự tôn trọng và tránh khiến người nghe cảm thấy bị yêu cầu đột ngột. Bạn không cần dùng những câu quá phức tạp; chỉ cần điều chỉnh một vài từ là lời nói đã trở nên mềm mại hơn.

Cách nói trực tiếp	Cách nói lịch sự hơn
Repeat that.	Could you repeat that, please?
Wait.	Could you hold for a moment, please?
Give me your number.	May I have your number, please?
Send me the report.	Could you send me the report, please?
Call me later.	Could you call me back later, please?
I don’t understand.	I’m sorry, could you clarify that for me?

Ghi nhớ: Các từ và cụm từ như “could”, “would”, “please” và “may I” thường giúp lời đề nghị trở nên lịch sự hơn. Tuy nhiên, sự chuyên nghiệp còn đến từ giọng nói bình tĩnh, tốc độ vừa phải và cách lắng nghe người đối diện.

8. Hội thoại mẫu tiếng Anh văn phòng qua điện thoại

Dưới đây là những tình huống thường gặp trong môi trường công sở. Bạn có thể đọc thành tiếng theo vai A và B, sau đó thay đổi tên, thời gian hoặc nội dung công việc để luyện phản xạ.

Hội thoại 1: Nghe máy và chuyển cuộc gọi

Situation: Một khách hàng gọi đến công ty và muốn nói chuyện với nhân viên phụ trách.

Receptionist: Good morning. PMP English. How can I help you?
Lễ tân: Chào buổi sáng. PMP English xin nghe. Tôi có thể giúp gì cho bạn?

Caller: Hello, this is David from ABC Company. Could I speak to Ms. Anna, please?
Người gọi: Xin chào, tôi là David từ công ty ABC. Tôi có thể nói chuyện với cô Anna được không?

Receptionist: Certainly. May I ask what you’re calling about?
Lễ tân: Dĩ nhiên. Tôi có thể hỏi bạn gọi đến về việc gì không?

Caller: I’m calling about the proposal we discussed yesterday.
Người gọi: Tôi gọi để trao đổi về bản đề xuất chúng ta đã thảo luận hôm qua.

Receptionist: Of course. Please hold for a moment while I transfer your call.
Lễ tân: Được ạ. Vui lòng chờ một chút trong khi tôi chuyển cuộc gọi.

Caller: Thank you.
Người gọi: Cảm ơn bạn.

Hội thoại 2: Xin nhắc lại và xác nhận lịch họp

Situation: Hai đồng nghiệp gọi điện để xác nhận thời gian cuộc họp.

Anna: Hi, Mark. I’m calling to confirm tomorrow’s meeting.
Anna: Chào Mark. Tôi gọi để xác nhận cuộc họp ngày mai.

Mark: Sure. We’re meeting at 9:30 a.m.
Mark: Được. Chúng ta sẽ họp lúc 9 giờ 30 sáng.

Anna: Sorry, could you repeat the time, please?
Anna: Xin lỗi, bạn có thể nhắc lại thời gian được không?

Mark: It’s 9:30 a.m.
Mark: Là 9 giờ 30 sáng.

Anna: Let me make sure I got that right. The meeting is at 9:30 tomorrow morning, correct?
Anna: Để tôi xác nhận lại. Cuộc họp diễn ra lúc 9 giờ 30 sáng mai, đúng không?

Mark: That’s right.
Mark: Đúng rồi.

Anna: Great. I’ll see you tomorrow. Thanks for confirming.
Anna: Tuyệt. Hẹn gặp bạn ngày mai. Cảm ơn bạn đã xác nhận.

Hội thoại 3: Người cần gặp đang bận

Situation: Người gọi muốn gặp một đồng nghiệp nhưng người đó đang họp.

Receptionist: Good afternoon. How may I assist you?
Lễ tân: Chào buổi chiều. Tôi có thể hỗ trợ gì cho bạn?

Caller: Hello, could I speak to Mr. Brown, please?
Người gọi: Xin chào, tôi có thể nói chuyện với ông Brown được không?

Receptionist: I’m afraid he’s in a meeting right now. Would you like to leave a message?
Lễ tân: Rất tiếc, hiện tại ông ấy đang họp. Bạn có muốn để lại lời nhắn không?

Caller: Yes, please. Could you ask him to call me back this afternoon?
Người gọi: Có, làm ơn. Bạn có thể nhờ ông ấy gọi lại cho tôi vào chiều nay được không?

Receptionist: Certainly. May I have your name and phone number?
Lễ tân: Dĩ nhiên. Tôi có thể xin tên và số điện thoại của bạn không?

Caller: My name is David, and my number is 0900 123 456.
Người gọi: Tôi tên David, số điện thoại của tôi là 0900 123 456.

Receptionist: Thank you. I’ll pass the message along.
Lễ tân: Cảm ơn bạn. Tôi sẽ chuyển lời nhắn lại.

Hội thoại 4: Cập nhật tiến độ công việc

Situation: Một quản lý gọi cho nhân viên để hỏi về tiến độ báo cáo.

Manager: Hi, Anna. Do you have a minute?
Quản lý: Chào Anna. Em có một phút không?

Anna: Yes, of course.
Anna: Dạ có ạ.

Manager: I’m calling to check on the progress of the report.
Quản lý: Tôi gọi để kiểm tra tiến độ báo cáo.

Anna: We’ve finished most of it. We’re just reviewing the final section.
Anna: Chúng em đã hoàn thành phần lớn báo cáo. Hiện chỉ đang xem lại phần cuối.

Manager: Great. When do you expect to finish it?
Quản lý: Tốt. Khi nào em dự kiến hoàn thành?

Anna: We expect to send it by 4 p.m. today.
Anna: Chúng em dự kiến gửi trước 4 giờ chiều nay.

Manager: That sounds good. Please email me once it’s ready.
Quản lý: Được đấy. Hãy gửi email cho tôi khi hoàn tất nhé.

Anna: Certainly. Thank you.
Anna: Dạ vâng. Em cảm ơn.

9. Bài tập thực hành: Chọn mẫu câu phù hợp

Hãy chọn đáp án phù hợp nhất để hoàn thành các tình huống giao tiếp qua điện thoại dưới đây.

Bài tập 1: Chọn đáp án đúng

1. Bạn muốn xin người đối diện nhắc lại vì nghe chưa rõ. Bạn nói:

A. Repeat that.
B. Could you repeat that, please?
C. Give me the answer.

2. Bạn muốn chuyển cuộc gọi đến bộ phận kinh doanh. Bạn nói:

A. I’ll put you through to the sales department.
B. I’ll call you yesterday.
C. I don’t want to answer.

3. Người cần gặp đang họp. Bạn muốn hỏi người gọi có để lại lời nhắn không. Bạn nói:

A. Who are you?
B. Would you like to leave a message?
C. Call again now.

4. Bạn muốn xác nhận cuộc họp diễn ra lúc 10 giờ sáng mai. Bạn nói:

A. The meeting was yesterday.
B. Could you confirm the meeting time?
C. Let’s cancel the meeting.

5. Bạn muốn kết thúc cuộc gọi lịch sự. Bạn nói:

A. Stop talking.
B. Goodbye, and thank you for your time.
C. I’m busy. Bye.

Bài tập 2: Điền từ còn thiếu

Điền từ hoặc cụm từ thích hợp vào chỗ trống.

1. Could you ______ that, please? (nhắc lại)
2. Please ______ for a moment while I transfer your call. (chờ máy)
3. May I ______ a message for her? (ghi lại)
4. I’ll call you ______ this afternoon. (gọi lại)
5. Let me ______ the meeting time. (xác nhận)

Bài tập 3: Luyện nói theo tình huống

Hãy tự xây dựng một đoạn hội thoại ngắn bằng tiếng Anh cho mỗi tình huống sau:

• Bạn gọi cho đồng nghiệp để hỏi xem họ đã nhận được tài liệu chưa.
• Bạn nghe điện thoại nhưng không nghe rõ tên người gọi.
• Bạn cần chuyển cuộc gọi đến bộ phận chăm sóc khách hàng.
• Bạn gọi để xác nhận lịch họp và thời hạn hoàn thành báo cáo.
• Bạn kết thúc cuộc gọi sau khi thống nhất công việc với đối tác.

Khi luyện nói, hãy cố gắng sử dụng ít nhất 3 mẫu câu trong bài và đọc thành tiếng nhiều lần để tăng khả năng phản xạ.

10. Đáp án bài tập

Bài tập 1

1. B – Could you repeat that, please?
2. A – I’ll put you through to the sales department.
3. B – Would you like to leave a message?
4. B – Could you confirm the meeting time?
5. B – Goodbye, and thank you for your time.

Bài tập 2

1. repeat
2. hold
3. take
4. back
5. confirm

11. Checklist: Những điều cần nhớ khi giao tiếp qua điện thoại bằng tiếng Anh

Trước khi kết thúc bài học, hãy kiểm tra xem bạn đã nắm được những kỹ năng cơ bản sau chưa:

• Biết chào hỏi và giới thiệu tên hoặc bộ phận khi nghe máy.
• Biết giới thiệu bản thân và nêu mục đích khi chủ động gọi điện.
• Biết xin nhắc lại khi nghe không rõ.
• Biết đánh vần và xác nhận tên, số điện thoại, địa chỉ email.
• Biết chuyển máy hoặc hướng dẫn người gọi chờ.
• Biết thông báo khi người cần gặp đang bận và ghi lại lời nhắn.
• Biết trao đổi tiến độ, nhắc lịch họp và xác nhận yêu cầu công việc.
• Biết tóm tắt nội dung, cảm ơn và kết thúc cuộc gọi lịch sự.

Kết luận

Tiếng Anh điện thoại văn phòng là một kỹ năng thực tế giúp bạn xử lý công việc thuận lợi hơn, từ những cuộc gọi nội bộ với đồng nghiệp đến việc trao đổi với khách hàng và đối tác. Để giao tiếp tự tin, bạn không nhất thiết phải sử dụng những câu tiếng Anh dài hay phức tạp. Điều quan trọng là nắm vững các mẫu câu thông dụng, biết cách xin nhắc lại và xác nhận thông tin, đồng thời duy trì thái độ lịch sự trong suốt cuộc trò chuyện.

Hãy bắt đầu bằng cách chọn một vài mẫu câu phù hợp với công việc của mình, luyện đọc thành tiếng mỗi ngày và thực hành qua các tình huống giả định. Khi đã quen với cách diễn đạt, bạn sẽ từng bước hình thành phản xạ nghe – nói tự nhiên hơn và chủ động hơn trong các cuộc gọi tiếng Anh tại nơi làm việc.

PMP English – Tiên phong đào tạo tiếng Anh toàn diện cho người mới bắt đầu.