Với tiếng Anh công sở, email không chỉ là phương tiện trao đổi thông tin, mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và phong cách làm việc của bạn. Một email quá dài dòng dễ khiến người nhận “ngán ngẩm”, trong khi email quá ngắn lại có thể gây hiểu nhầm hoặc thiếu lịch sự.
Vậy làm sao để viết email bằng tiếng Anh vừa ngắn gọn, vừa chuyên nghiệp? PMP English sẽ chia sẻ cho bạn những nguyên tắc vàng dưới đây.
1. Bắt đầu với lời chào phù hợp
Lời chào thể hiện mức độ tôn trọng và quan hệ giữa bạn và người nhận.
Formal:
- Dear Mr. Smith,
- Dear Ms. Johnson,
- Semi-formal:
- Hello David,
- Hi Anna,
👉 Tránh dùng Hey hoặc Yo trong email công sở – chúng quá suồng sã và thiếu tính chuyên nghiệp.
2. Viết dòng tiêu đề rõ ràng (Subject line)
Người nhận thường quyết định mở email dựa trên tiêu đề. Vì vậy hãy đảm bảo:
- Ngắn gọn (dưới 10 từ).
- Phản ánh đúng nội dung email.
Ví dụ:
Meeting rescheduled to Friday at 3 PM
Request for monthly sales report
3. Đi thẳng vào vấn đề – tránh vòng vo
Một email công sở hiệu quả thường theo công thức:
[Mở đầu] → [Mục đích chính] → [Chi tiết cần thiết] → [Kết thúc]
Ví dụ:
I’m writing to confirm our meeting tomorrow.
I’d like to request your feedback on the attached report.
👉 Tránh các câu rườm rà như “I hope this email finds you well and you are having a wonderful day with your family…” trong bối cảnh công việc.
4. Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp
Thay vì: Send me the file asap.
Hãy viết: Could you please send me the file by this afternoon?
Một số cụm lịch sự thường dùng:
- I would appreciate it if you could…
- Could you please…
- I’d be grateful if you could…
5. Kết thúc email gọn gàng
Phần kết cần lịch sự và phù hợp với giọng điệu email.
Formal:
- Best regards,
- Sincerely,
- Semi-formal:
- Best,
- Thanks,
6. Kiểm tra trước khi gửi
Trước khi nhấn “Send”, hãy rà soát nhanh:
- Chính tả và ngữ pháp.
- Tên người nhận.
- File đính kèm (nếu có).
Một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.
Ví dụ email ngắn gọn, chuyên nghiệp
Subject: Project Deadline Update
Dear Ms. Brown,
I’m writing to inform you that the deadline for the marketing project has been extended to October 5th. Please let me know if this affects your team’s schedule.
Thank you for your cooperation.
Best regards,
Alex Nguyen
Kết luận
Email công sở bằng tiếng Anh không cần dài dòng, nhưng phải rõ ràng, lịch sự và đúng trọng tâm. Viết email chuyên nghiệp không chỉ giúp công việc hiệu quả hơn, mà còn tạo dựng hình ảnh tốt đẹp trong mắt đồng nghiệp và đối tác quốc tế.
